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課程背景

作為辦公室綜合行政管理人員，公文寫作、溝通協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)安排，接待賓客等幾乎每天都要面對(duì)這些工作，事無巨細(xì)，頭緒繁多，要么被湮沒在文山會(huì)海中，要么疲于在各部門、各領(lǐng)導(dǎo)間協(xié)調(diào)溝通，要么強(qiáng)作笑顏商務(wù)應(yīng)酬，這些煩惱何時(shí)了？有沒有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷徑讓我們的工作有序、有趣、有效？

為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，圍繞辦公室人員必備的綜合技能方面展開，提供具體方法和工具落地，尤其是借助AI工具方面，提供了實(shí)用的工具和方法，快速提升工作效率。通過集中訓(xùn)練，學(xué)會(huì)從雜、亂、累中解放出來，全方位提升行政管理人員的職業(yè)化認(rèn)知水平和實(shí)操能力，快速實(shí)現(xiàn)“小白”到“專家”的華麗轉(zhuǎn)身。

課程收益

理清行政管理的關(guān)鍵點(diǎn)

精準(zhǔn)定位行政辦公崗位角色

掌握行政管理日常工作的方法要求

明白行政辦公必備的公務(wù)接待禮儀

高效會(huì)務(wù)組織與管理

公文寫作方法

利用AI快速提高寫作效率

職場(chǎng)高效360度溝通

課程對(duì)象

企事業(yè)單位中基層管理人員、后備干部、辦公室主任、文秘、行政管理人員、會(huì)務(wù)人員、接待人員。

課程大綱

第一講：守土有責(zé)——行政管理的概念與職責(zé)

一、行政管理的定義

1.行政管理的內(nèi)涵

2.行政管理工作的5大職能

3.行政辦公管理工作的特點(diǎn)

4.機(jī)關(guān)行政辦公室崗位與職責(zé)范圍

二、行政管理職能的特性

1.政策性強(qiáng)

2.工作內(nèi)容的無形性

3.被動(dòng)性和突發(fā)性

4.缺乏統(tǒng)一評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)

三、行政管理崗位的角色定位

1.行政人員的角色定位：管家、助手、保姆？

1)執(zhí)行者角色

2)管理者角色

3)領(lǐng)導(dǎo)者角色

【領(lǐng)導(dǎo)型秘書模型】

【案例】拼命三郎小李的故事

【案例】舒樂博士建教堂

【案例】《致加西亞的信》

2.專業(yè)行政的工作法則

1)擺正位置

2)積極主動(dòng)

3)結(jié)果導(dǎo)向

4)細(xì)心準(zhǔn)確

5)嚴(yán)守機(jī)密

6)誠(chéng)信有禮

四、行政統(tǒng)籌綜合管理

1.行政管理制度的建立與推行

1)大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別

2)如何制定具體的管理制度：5大要素

2.保潔綠化

1)監(jiān)管保潔公司，確保辦公環(huán)境整潔舒適

2)核算辦公環(huán)境、保潔及廢棄物回收相關(guān)費(fèi)用

3)巡查公共區(qū)域日常報(bào)修，定期考核保潔人員

4)維護(hù)辦公區(qū)綠植養(yǎng)護(hù)及更換

【工具】《綠化方案》《保潔員考核表樣》

3.行政采購(gòu)

1)采購(gòu)預(yù)算編制

2)供應(yīng)商選擇

3)入庫(kù)管理

【工具】《固定資產(chǎn)采購(gòu)管理規(guī)定》

4.裝修改造

1)辦公室環(huán)境基本知識(shí)

2)色調(diào)環(huán)境、設(shè)備環(huán)境、安全環(huán)境

3)辦公室布置原則

【工具】《辦公室裝修改造方案》

5.食堂餐廳

1)保障員工日常就餐，做好公司重大活動(dòng)用餐保證

2)核算員工餐費(fèi)，與餐飲公司結(jié)算費(fèi)用

3)負(fù)責(zé)廚房設(shè)備、餐具的更換與維修，保障餐廳正常運(yùn)作

4)指導(dǎo)伙管會(huì)開展日常工作

5)定期策劃餐飲活動(dòng)，提升員工滿意度

6)妥善處理員工的意見與投訴

7)包廂的服務(wù)技巧

【工具】《食堂管理辦法》

6.車輛管理

1)保障員工上下班通勤車，組織、協(xié)調(diào)公司日常業(yè)務(wù)派車

2)定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查、保養(yǎng)及維護(hù)

3)結(jié)算班車、公務(wù)車相關(guān)費(fèi)用

4)建立健全班車及公務(wù)車相關(guān)規(guī)章制度和各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案

【工具】《車輛管理規(guī)定》《車輛管理實(shí)用表格》

7.印章管理

1)公章使用范圍 2）公章保管3）公章使用

【工具】《印章使用管理規(guī)定》

8.保密管理

1)新《保密法》規(guī)定的法律責(zé)任

2)日常辦公室的保密

3)涉密文件管理

4)涉密信息存儲(chǔ)介質(zhì)管理

5)涉密載體管理要求

6)涉密工作工勤人員管理

7)通信及辦公自動(dòng)化設(shè)備使用保密管理

8)新時(shí)期辦公室保密工作創(chuàng)新

【工具】《新保密法》

9.會(huì)務(wù)接待

1)熟悉整體會(huì)務(wù)接待的流程和禮儀

2)搭建會(huì)務(wù)接待的組織架構(gòu)與分工

3)建立機(jī)制，梳理標(biāo)準(zhǔn)化流程

4)全流程、全要素演練，總結(jié)提升

【工具】《會(huì)務(wù)接待方案》《會(huì)議管理辦法》《企業(yè)年會(huì)籌備方案范例》

10.安防消控

1)安防消控布置 2）排查和演習(xí)

11.宿舍公寓管理

1)保障員工日常入住、退宿及客房日常管理

2)核算員工住宿費(fèi)用，外租宿舍與資產(chǎn)方結(jié)算房租物業(yè)等費(fèi)用

3)負(fù)責(zé)宿舍內(nèi)部及公共區(qū)域家具電器的巡檢與維修，確保住宿安全

4)完善宿舍各項(xiàng)管理制度與應(yīng)急預(yù)案

【工具】《住宿管理規(guī)定》

12.黨務(wù)工會(huì)

1)黨務(wù)活動(dòng)

2)工會(huì)活動(dòng)

13.辦公室環(huán)境5S管理

1)辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)

2)5S的含義、效用、5S活動(dòng)推行計(jì)劃、5S活動(dòng)的推廣與延伸

【工具】《5S管理辦法》《5S推行手冊(cè)》《5S全套模板》

【案例研討】這樣的辦公室，能做得更好些嗎？

附送：

1.日常行政辦公管理最新最實(shí)用表格（128項(xiàng)）

2.行政辦公人員最新最實(shí)用辦公指導(dǎo)表格（23項(xiàng)）

3.行政經(jīng)費(fèi)管理最新最實(shí)用表格（22項(xiàng)）

4.各部門最新最實(shí)用崗位說明書（49項(xiàng)）

5.行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)最新最實(shí)用表格（20項(xiàng)）

第二講：內(nèi)功精進(jìn)——行政管理人員核心能力提升

一、行政管理人員的職業(yè)能力與素養(yǎng)

1.人員任用的六大原則

1)任人唯賢原則

2)因事?lián)袢嗽瓌t

3)程序化、規(guī)范化原則

4)精簡(jiǎn)原則

5)動(dòng)態(tài)平衡原則

6)優(yōu)化組合原則

2.四種人CAI

1)人財(cái) 2）人才 3）人材 4）人裁

3.基本素養(yǎng)

1)科學(xué)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

2)基本的職業(yè)能力

3)高尚的職業(yè)道德

4)培養(yǎng)良好的職業(yè)性格

【案例分析】西天取經(jīng)隊(duì)伍，如何對(duì)待孫悟空、豬八戒式的員工？該提拔誰？

【情景與視頻分析】《人民的名義》《縣委大院》

當(dāng)好辦公室主任有多難

當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書有多難

職場(chǎng)如何運(yùn)用高超語言藝術(shù)

4.綜合協(xié)調(diào)工作

1)關(guān)系協(xié)調(diào)

2)政策協(xié)調(diào)

a)議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

b)制度的廢改立

3)事務(wù)協(xié)調(diào)

a)會(huì)務(wù)組織

b)來訪接待

c)保密工作

d)突發(fā)事件

e)信訪工作

f) 值班工作

二、關(guān)于“辦公室政治”

1.辦公室的三個(gè)特點(diǎn)

2.如何處理和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

3.“栽培”這件事怎么理解

4.公私利益沖突怎么辦

5.職場(chǎng)關(guān)系三原則

6.和領(lǐng)導(dǎo)相處的兩個(gè)禁忌

7.辦公室里不能說的事兒

8.辦公室工作的“忌諱”

【學(xué)習(xí)分享】毛澤東《黨委會(huì)的工作方法》

第三講：禮行天下——辦公禮儀與公務(wù)接待

一、職業(yè)形象

1.禮儀三要素及基本內(nèi)容

2.行政禮儀應(yīng)遵循的原則

3.男士?jī)x容規(guī)范、女士?jī)x容規(guī)范

4.著裝六戒、儀態(tài)禮儀

二、職場(chǎng)基本禮貌禮節(jié)

1.禮貌禮節(jié)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)技巧 、遞物禮儀 、談話禮儀

2.電話禮儀、走路禮儀、學(xué)會(huì)贊美、微信禮儀

三、接待禮儀

1.接待三聲、熱情三到、問候禮儀、稱呼禮儀、致意禮儀

2.引導(dǎo)禮儀、介紹禮儀、握手禮儀、送別禮儀、乘車禮儀

四、會(huì)議禮儀

1.會(huì)務(wù)茶水服務(wù)禮儀

1)茶葉的準(zhǔn)備、茶具的準(zhǔn)備、個(gè)人衛(wèi)生的準(zhǔn)備

2)倒茶禮儀、會(huì)議服務(wù)茶水禮儀細(xì)節(jié)

2.會(huì)議禮儀服務(wù)流程

1）會(huì)議的籌備工作、2）引導(dǎo)禮儀、3）會(huì)議服務(wù)禮儀

五、用餐與酒宴禮儀

1.用餐禮儀

1)席位安排、點(diǎn)菜技巧、餐前禮儀、上菜順序

2)餐具使用、文明就餐、餐桌“六”不要

2.飲酒禮儀

1)如何斟酒、如何敬酒、何時(shí)敬酒、敬酒的順序

2)敬酒的舉止要求、敬酒說話技巧、關(guān)于祝酒

附送：各場(chǎng)合祝酒詞示例與套路

第四講：操之在我——高效三階段會(huì)務(wù)管理

討論：會(huì)議效率低下的原因

案例：《羅伯特議事規(guī)則》十二條

一、會(huì)前：充分準(zhǔn)備

1.策劃、2通知

2.備料與布場(chǎng)

1)布場(chǎng)地、布講臺(tái)、布座位、主席臺(tái)

〔工具分享與運(yùn)用〕會(huì)議準(zhǔn)備之“蓮花寶典“

3.利用AI高效編寫會(huì)議方案

二、會(huì)中：合理控制

1.關(guān)鍵事項(xiàng)

2.時(shí)間安排

1)興奮積累

2)議題數(shù)量

3)引導(dǎo)時(shí)間

4)精力恢復(fù)

5)插題費(fèi)時(shí)

6)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)

3.四種角色

1)主持人的姿態(tài)職責(zé)

2)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)

3)與會(huì)者責(zé)任

4)記錄者的職責(zé)與要求

4.會(huì)議結(jié)束

1達(dá)到目標(biāo)—結(jié)束、2達(dá)到時(shí)限—中止、3緊急情況—中斷

四、會(huì)后：跟進(jìn)落實(shí)

1.公布決議

1)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要與備忘錄

2)利用AI高效寫作會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要

2.跟進(jìn)督辦

1)督查督辦五個(gè)結(jié)合

2)決策督查與專項(xiàng)督查

3)督查督辦的方式

3.督查督辦的創(chuàng)新

1)四不兩直

2)兩個(gè)結(jié)合

3)催辦的技巧（催領(lǐng)導(dǎo)，催同級(jí)，催下級(jí)）

4.督查督辦的結(jié)果送達(dá)

5.督辦工作流程的閉環(huán)管理

6.改善提升

第五講 妙筆生花——公文寫作五步技法

一、公文寫作第一步——明主旨

1.如何準(zhǔn)確抓住公文的主旨

2.為什么領(lǐng)導(dǎo)說我“沒寫到點(diǎn)子上”

3.常見六種文書的正確基調(diào)

4.公文主旨的五種表達(dá)方法

5.如何做到“結(jié)論先行”

6.如何擬標(biāo)題——SPA法則

思考與練習(xí)：如何擬定工作總結(jié)的大小標(biāo)題

二、公文寫作第二步——選材料

1.材料的五種特性

2.材料從哪來——內(nèi)萃外取

3.材料怎么收——15種搜集材料方法

4.收集材料的五種意識(shí)

5.材料怎么用——“移花接木”“大塊拼接”“改造翻新”

6.如何“增”“減”“變”

7.從作者邏輯轉(zhuǎn)換為讀者邏輯

案例：某單位工作總結(jié)的主體框架

巧改“三亮 三比 三無”

附送：

1.各類材料來源：百度、搜狗、微信、知乎、微博、知識(shí)付費(fèi)平臺(tái)、網(wǎng)盤

2.資源推薦：PPT模板、圖片資源、字體資源、文檔分享、視頻資源

三、公文寫作第三步——理結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題

1)法定公文標(biāo)題三要素

2)標(biāo)題換行的要求

常見錯(cuò)誤例析

2.起首：10種經(jīng)典的開頭

示例：常見公文及事務(wù)文書開頭

3.結(jié)尾：9種常用結(jié)尾方式

示例：上行文、平行文、下行文結(jié)尾模式化套語，常見事務(wù)文書結(jié)尾

4.層次

模板：6種思維順序排布

案例：某單位工作計(jì)劃層次解析

（年終總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄、日常業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、活動(dòng)方案

金字塔結(jié)構(gòu)示范）

5.段落

1)劃分方法、劃分要求、遵守3個(gè)“凡是”

案例：《美國(guó)聯(lián)邦稅表說明》《一份培訓(xùn)需求匯報(bào)》

6.過渡與照應(yīng)

1)四種過渡方式

2)三種寫作照應(yīng)

思考與練習(xí)：金字塔原理在公文寫作中的運(yùn)用

四、公文寫作第四步——用語言

1.準(zhǔn)確

1)引發(fā)歧義與褒貶失當(dāng)

2)四招學(xué)會(huì)使用“質(zhì)感”的語言

2.莊重

1)公文語言“六個(gè)不用”

2)口語與書面語

3.嚴(yán)謹(jǐn)

1)何為嚴(yán)謹(jǐn)

2)如何做到語言嚴(yán)謹(jǐn)

4.簡(jiǎn)明

1)如何做到言簡(jiǎn)意賅

2)常見錯(cuò)誤例析

5.平實(shí)

1)平實(shí)語言的力量

2)常見修辭手法的運(yùn)用

6.得體

1)如何做到“達(dá)上意”“說價(jià)值”“顧下情”

2)“廢話”與“口語”

7.創(chuàng)新

創(chuàng)新五法

案例：“診所定律”

附：創(chuàng)新寫作素材，常見公文用語簡(jiǎn)表

五、公文寫作第五步——作修改

1.公文“四核”

2.文不厭改

1)常見易混詞與錯(cuò)別字50例

2)8種計(jì)量單位的正確使用

3)常見標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)用18例

4)數(shù)字使用的11個(gè)場(chǎng)景

5)常見7類語法錯(cuò)誤

案例：公文寫作經(jīng)典錯(cuò)誤例析

附：常見公文的寫作模板：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、工作匯報(bào)

六、AI（人工智能）助力公文寫作

1.AI對(duì)話輸出步驟

1)設(shè)定任務(wù)目標(biāo)、寫指令、AI輸出、審核

2.角色設(shè)置三要素

3.背景寫作方法

4.立意構(gòu)思任務(wù)與文本輸出任務(wù)

5.常規(guī)輸出要求與可控性輸出要求

1)語言表達(dá)要求與篇幅字?jǐn)?shù)要求

2)指定內(nèi)容要點(diǎn)與框定內(nèi)容結(jié)構(gòu)

3)整篇文章輸出與模塊段落輸出

4)框定結(jié)構(gòu)操作三個(gè)步驟

【實(shí)操與演練】總結(jié)類材料的篇章公式

總結(jié)類材料各段落公式

會(huì)議通知寫作公式

會(huì)議消息寫作公式

6.指令詞調(diào)試

【示例與演練】寫作通知通報(bào)

寫作信息簡(jiǎn)報(bào)

寫作領(lǐng)導(dǎo)講話稿

使用秘塔全網(wǎng)搜索

使用kimi快速分析整理多份文件資料

附： 7類常用公文寫作指令，常用AI工具推薦

第六講：高效職場(chǎng)360度溝通

一、向上溝通

【案例】溝通“迷路”案例：

1、與上級(jí)溝通常見障礙

2、與上級(jí)溝通的形式

1）接受指示

2）匯報(bào)工作

3）商討問題

4）表示不同意見

3、與上級(jí)溝通之前的5項(xiàng)準(zhǔn)備

4、與上級(jí)溝通的4個(gè)要領(lǐng)

1）尊重上級(jí)的權(quán)威：

2）讀懂上級(jí)的心理

3）把握6類上級(jí)的秉性

4）適應(yīng)上級(jí)的溝通習(xí)慣

5、你的上司怎么看你

1）贏得上級(jí)信賴5個(gè)溝通技巧

2）挽救與上級(jí)矛盾的4大原則

3）下情不能上達(dá)的原因探討

4）挨罵怎么辦

5）和上級(jí)溝通時(shí)的14個(gè)建議

演練：如何爭(zhēng)取多出的3個(gè)名額

二、向下溝通

1.下達(dá)指令、命令的要訣

2.向下溝通注意事項(xiàng)

3.意見相左，各持己見時(shí)的化解

【案例】處理部屬的小報(bào)告 【案例】沖突的化解

4.如何化解部門利益沖突

【案例】這個(gè)世界屬于用心的人

5.向下有效溝通實(shí)施步驟

演練：財(cái)務(wù)部長(zhǎng)的尷尬

6.學(xué)會(huì)授權(quán)

1)合理授權(quán)的核心邏輯

2)四種人CAI

3)合理授權(quán)的常見問題

4)合理授權(quán)的四個(gè)層次

5)合理授權(quán)的三大分類

6)不同類型下屬的培養(yǎng)方式

【案例】太公十察，李云龍的溝通藝術(shù)

三、平行溝通

1.如何創(chuàng)造良好溝通的情境

2.求助技巧

1)別人幫得了、自己值得幫

2)求助的四種類型、求助的五項(xiàng)注意、拒絕的方法

案例分析：這個(gè)忙到底幫不幫

3.溝通“三多”與“三少”

張老師

國(guó)家高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師

國(guó)家高級(jí)企業(yè)人力資源管理師

企業(yè)培訓(xùn)師、人力資源管理師特聘認(rèn)證講師

高級(jí)學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)師

高級(jí)經(jīng)驗(yàn)萃取師

北京交通大學(xué)MBA

16年企業(yè)培訓(xùn)師經(jīng)驗(yàn)

連續(xù)7年榮獲培訓(xùn)“百花獎(jiǎng)”

《MTP日產(chǎn)訓(xùn)》版權(quán)課程高級(jí)認(rèn)證講師

《崗位經(jīng)驗(yàn)內(nèi)化項(xiàng)目》版權(quán)課程核心研發(fā)導(dǎo)師

《經(jīng)驗(yàn)萃取》（企業(yè)內(nèi)訓(xùn)版）版權(quán)課程核心研發(fā)導(dǎo)師

《輕松講好課——培訓(xùn)師交互式授課工具箱》版權(quán)課程核心研發(fā)導(dǎo)師

《幽默36“技”——可復(fù)制的幽默技術(shù)訓(xùn)練沙盤》版權(quán)課程原創(chuàng)研發(fā)導(dǎo)師

《行動(dòng)學(xué)習(xí)工具箱——行動(dòng)學(xué)習(xí)工具在培訓(xùn)教學(xué)中的運(yùn)用》版權(quán)課程核心研發(fā)導(dǎo)師

曾任：深圳水務(wù)集團(tuán)（大型國(guó)企）丨綜合辦公室主任/人力資源總監(jiān)

張老師有18年的大型國(guó)企行政辦公管理工作經(jīng)驗(yàn)，16年職場(chǎng)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，致力于提升個(gè)人效能和組織效能，在培養(yǎng)后備人才計(jì)劃中特別注重業(yè)務(wù)技能和綜合管理技能的提升。年均授課150天，年均15個(gè)項(xiàng)目落地和成果輸出；作為分享嘉賓12次受邀參加5000+大型論壇；與深圳聯(lián)結(jié)咨詢公司、諾亞培訓(xùn)中心、華躍咨詢、北京質(zhì)標(biāo)信息技術(shù)培訓(xùn)長(zhǎng)期合作，在北京、西安、深圳、武漢、石家莊、太原、成都、臨沂、淄博、鄂爾多斯等地實(shí)施10余期崗位經(jīng)驗(yàn)內(nèi)化項(xiàng)目，產(chǎn)出標(biāo)準(zhǔn)課程包350余個(gè)，培養(yǎng)優(yōu)秀企業(yè)內(nèi)訓(xùn)師400余名。客戶普遍反應(yīng)課程設(shè)計(jì)好，老師講授好，落地實(shí)施好，實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)、學(xué)員、客戶多方共贏。

多次為水務(wù)、電力、公交、通信、環(huán)衛(wèi)、石化等大型央企、國(guó)企講授職場(chǎng)技能提升、演講口才、有效溝通、行政管理、商務(wù)禮儀、公文與新聞寫作等課程；其中《內(nèi)外兼修——4招助力新員工華麗轉(zhuǎn)身》作為職場(chǎng)新人的必修課，每年畢業(yè)季都是各個(gè)公司的必選課，多次被大型國(guó)企央企采購(gòu)，并推薦到各大集團(tuán)內(nèi)的分子公司。截至目前，老師授課1000余天，受訓(xùn)學(xué)員累計(jì)達(dá)25000人次以上。

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